GoBD Data System - Software zur Verfahrensdokumentation

Termine, Seminare und Informationen:

  • Beitrag zur Verfahrensdokumentation im Handwerkermagazin
  • Erleichterung der Kassenführung laufen zum 31. Dezember 2016 aus

Warum GoBD Data System?

Ein äußerst wichtiger Punkt der geltenden GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Diese Pflicht ist nicht neu, die abgelösten GDPDU seit 2002 hatten diesen Punkt auch bereits erläutert. Alle steuerpflichtigen Unternehmen müssen in der Verfahrensdokumentation genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess innerhalb eines Unternehmens darstellen. Das betrifft alle it-gestützten kaufmännischen Prozesse, die steuerlich relevante Daten erstellen. Nicht nur die Erstellung dieser Daten soll dokumentiert werden, sondern auch deren Schutz gegen Verlust und Verfälschung. Die Versionisierung ist auch hier zu beachten. Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt grundsätzlich, unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens. Problematisch bei der Führung der Verfahrensdokumentation ist, das verschiedene Dienstleister Ihre Dienstleistungen mit den entsprechenden Daten einpflegen müssen. Dazu gehören unter anderen IT-Dienstleister, Cloud Anbieter, Steuerberater usw.

Voraussetzung für die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation ist die Analyse der bestehenden Prozesse und Unterlagen im Unternehmen. Zu diesem Zweck haben wir in Zusammenarbeit mit der Firma AuReTo eine Prüfungssoftware entwickelt. Diese Prüfungssoftware beinhaltet Fragenkataloge zur Kasse, Warenwirtschaft, Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie zum Datenschutz. Aus dem Audit entsteht ein Maßnahmen Katalog für die Verfahrensdokumentation und ist auch die erste Version der Verfahrensdokumentation. Diese Ist-Analyse ist in den seltensten Fällen vollständig und bedarf zur Vervollständigung weiterer Dokumente.

Verfahrensdokumentation mit GoBD Data System

Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation GoBD Software

 

 

Das Führen der Verfahrensdokumentation ist von der Gründung bis hin zur Lequidation der Firma notwendig. Es ist sehr schwer, die Änderungen während der Laufzeit der Verfahrensdokumentation in Papierform vorzuhalten und im Betriebsprüfungsfall für einen Zeitraum in der Vergangenheit dem Betriebsprüfer vorzulegen.

Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind z. B. Handbücher der eingesetzten Soft- und Hardware, Testate, Softwareupdates, Hardwaretausch, Schnittstellen, Arbeitsanweisungen usw.

Diese Dokumente müssen vorgehalten und die Gültigkeit dokumentiert werden. Das Problem bei der Pflege dieser Dokumentation ist, das verschiedenen Dienstleister (Steuerberater, IT-Dienstleister, Cloud-Anbieter, Software Lieferanten usw.), die Verfahrensdokumentation mit der Dokumentation Ihrer durchgeführten Tätigkeiten pflegen müssen.

Durch die eingesetzte Cloud-Technologie ist es möglich, das die beteiligten Dienstleister ihre Tätigkeiten einpflegen können. Der Steuerberater kann dort jederzeit den aktuellen Stand der Umsetzung überprüfen.


Wir unterstützen Sie durch folgende Dienstleistungen:

  • Veranstaltungen von Informationsabenden zum Thema GoBD
  • Analyse der kaufmännischen Prozesse als Grundlage für die Verfahrensdokumentation
  • Unterstützung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation
  • Bereitstellung der Software GoBD-Data-System zur Verwaltung von Dokumenten der Verfahrensdokumentation

Features vom GoBD Data System:

Benutzerfreundliche Verfahrensdokumentation

Einfache Verwaltung von GoBD Data System

Das GoBD Data System wurde von der Programmierung her so erstellt, dass jeder Benutzer problemlos seine Daten damit verwalten kann, ohne sich vorab einzulesen.

Da das System eine internetpasierende Anwendung ist, wird keine Software oder Aktualisierung notwending. Das System ist direkt startklar und wird bei Änderungen der Anwendunssoftware zentral aktalisiert.

Beispieldaten sind über die rechte Navigation durch Auswahl eines Mustermandanten verfügbar und geben einen ersten Einblick in die korrekte Erstellung der relevanten Datensätze.

 

 

 

Zahlreiche Funktionen der online Verfahrensdokumentation GoBD Data System

Das GoBD Data System bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, steuerlich relevante Daten Ihres Unternehmens zu verwalten, sondern auch eigene Firmenprozesse zu erstellen, abzulegen und bei Bedarf abzurufen.

Firmenprozesse online hinterlegen und verwalten

Internetsoftware GoBD Verfahrensdokumentation

 

 

Zugriff auf GoBD Data Saystem von überall

Das GoBD Data System ist als Browsersoftware von jedem Ort aus erreichbar - die einzige Voraussetzung ist ein PC mit Internetverbindung. So ist es möglich, Daten von unterwegs abzurufen und zu aktualisieren, ohne am PC-Arbeitsplatz mit entsprechender Software sitzen zu müssen.